Робота деловод в Києві: вакансії, обов’язки, заробітна плата та як влаштуватися

Якщо ви шукаєте стабільну роботу в Києві з чіткими обов’язками, невисоким стресом і можливістю рости без глибоких технічних знань - робота деловод може бути саме тим, що вам потрібно. Це не найбільш відома посада, але вона є однією з найстабільніших у сфері адміністрування. Багато компаній, особливо середніх і великих, постійно шукають деловодів, але не всі розуміють, що саме вони роблять і чому це важливо.

Що робить деловод? Не просто паперовий робітник

Деловод - це не той, хто просто сидить за столом і роздає папки. Це людина, яка забезпечує безперебійну роботу документообігу в організації. Він (або вона) відповідає за те, щоб усі документи - від договорів і наказів до внутрішніх звітів і листів - були правильно оформлені, зареєстровані, збережені і легко знайдені, коли це потрібно.

Наприклад, у вашій компанії підписали договір з постачальником. Деловод отримує його, присвоює номер, вносить до реєстру, відправляє копію бухгалтерії, зберігає оригінал у архіві, а через рік, коли виникає спір, - відразу знаходить його серед тисяч інших. Без цього людини компанія може втратити документи, зіпсувати відношення з клієнтами або навіть отримати штраф за порушення документаційних норм.

Ще одне важливе завдання - підготовка документів до перевірок. Державні органи, аудитори, інспектори - всі вони запитують документи. Деловод знає, де що лежить, які документи потрібні, і як їх правильно оформити. Це не робота для тих, хто не любить порядок. Але для тих, хто цінує структуру - це ідеальна робота.

Які обов’язки виконує деловод у Києві?

Список обов’язків може трохи відрізнятися від компанії до компанії, але загальна картина така:

• Реєстрація всіх входящих і вихідних документів (написання реєстраційних номерів, дат, відправників)
• Ведення електронних і папкових архівів
• Підготовка розпоряджень, наказів, довіреностей, службових записок
• Контроль термінів виконання документів (наприклад, коли потрібно відповісти на листа)
• Взаємодія з відділами: бухгалтерія, кадри, юриспруденція - передача документів за потребою
• Підготовка матеріалів до перевірок (Державна фіскальна служба, праця, податки)
• Забезпечення конфіденційності документів

Деловод часто працює відразу з кількома відділами. Наприклад, юрист надіслав проект договору - деловод оформляє його, відправляє на підпис, після підпису зареєструє, відправляє копію бухгалтерії, а оригінал - у сейф. Усе це треба зробити за один день, і ніде не помилитися.

Яка заробітна плата деловода в Києві?

Зарплата деловода в Києві залежить від досвіду, розміру компанії і формату роботи.

Для початківців без досвіду - від 14 000 до 17 000 грн на місяць. Це зазвичай невеликі компанії або державні установи, де процеси ще не автоматизовані, і потрібна ручна робота.

З досвідом 1-3 роки - від 18 000 до 24 000 грн. У таких випадках деловод вже володіє системами, знає, як швидко знаходити документи, працює з електронними архівами, може навчати новачків.

У великих компаніях (наприклад, банки, великі IT-компанії, міжнародні фірми) - від 25 000 до 35 000 грн. Тут часто вимагають знання англійської, досвіду роботи з ERP-системами (наприклад, 1С, SAP), вміння вести документообіг за міжнародними стандартами.

Працювати віддалено - можливо, але рідко. Більшість вакансій передбачають роботу на місці, бо потрібен доступ до архівів, підписів, офісного обладнання. Але деякі компанії, особливо з віддаленими відділами, дозволяють вести реєстрацію документів онлайн, якщо вони вже оцифровані.

Як влаштуватися деловодом у Києві без досвіду?

Тут багато хто думає: «Я ж ніколи не працював деловодом, мені не дадуть роботу». Але це не так. Багато компаній шукають не досвідченого спеціаліста, а просто людину, яка:

• Уважна до деталей
• Має чіткий порядок у думках
• Не боїться роботи з документами
• Вміє користуватися Word, Excel, електронною поштою

Не потрібно бути юристом, бухгалтером або IT-фахівцем. Достатньо мати середню освіту. Багато деловодів починали з посади секретаря або асистента, а потім перейшли на цю роботу.

Щоб збільшити шанси:

1. Зробіть короткий резюме - не більше однієї сторінки. Напишіть: «Шукаю посаду деловода. Уважний, організований, вмію працювати з документами».
2. Згадайте будь-який досвід, де ви працювали з папками, відправляли листи, ведли реєстри - навіть якщо це було в університеті або на практиці.
3. Візьміть безкоштовний онлайн-курс з документообігу (наприклад, на платформі «Українська школа кадрів» або «Професійний розвиток»).
4. Звертайтеся в малий бізнес - малі компанії часто наймають без досвіду, бо не мають коштів на дорогої кадри.

У Києві є багато вакансій на платформах: Robota.ua, Work.ua, Indeed. Шукайте за ключовими словами: «деловод», «документообіг», «адміністратор документів».

Які навички потрібні, крім знання документів?

Деловод - це не лише про папки. Це про людину, яка вміє:

• Писати чітко і без помилок - жодних орфографічних помилок у наказах!
• Працювати з електронними системами - 1С, Дія, Електронний архів, CRM
• Комунікувати з колегами - іноді потрібно звертатися до юриста, бухгалтера, керівника з питань документів
• Бути витривалим - іноді доводиться працювати зі стосами паперів, які не впорядковані 5 років
• Зберігати конфіденційність - ви бачите зарплати, контракти, внутрішні рішення. Це не та інформація, яку можна розповідати

Якщо ви вмієте швидко набирати на клавіатурі, використовуєте шаблони в Word і знаєте, як шукати документи за номером - це велика перевага.

Чи є майбутнє у професії деловода?

Багато думають: «Але ж все оцифрують, навіщо мені ця робота?» - і це правда, що багато процесів автоматизуються. Але це не означає, що деловод зникне. Це означає, що він стане адміністратором документообігу.

Сьогодні деловод, який вміє працювати з електронними архівами, вміє налаштовувати системи, знає, як класифікувати документи за правилами, стає цінним фахівцем. У великих компаніях вже є посади «спеціаліст з документообігу» або «менеджер архіву» - це той самий деловод, але з вищою зарплатою і більшою відповідальністю.

Якщо ви почнете з простої роботи, через 2-3 роки зможете перейти на керівну посаду в адміністративному відділі, а потім - на кадрову роботу, аудит або внутрішній контроль. Багато керівників адміністративних служб саме з цієї посади починали.

Де шукати вакансії деловода в Києві?

Ось де варто шукати:

• Robota.ua - найбільший ринок. Багато вакансій від малих компаній.
• Work.ua - тут більше середніх і великих компаній, з чіткими вимогами.
• Indeed - вакансії від міжнародних компаній, іноді з англійською.
• Facebook-групи - «Робота в Києві», «Вакансії для жінок у Києві», «Робота без досвіду» - часто там публікують вакансії, яких немає на великих сайтах.
• Офісні центри - звертайтеся відразу до компаній у центрі міста: біля метро «Площа Українських Героїв», «Дарниця», «Лівобережна» - там багато малих бізнесів, які шукають деловодів.

Не бійтеся дзвонити. Якщо ви знайшли вакансію, але там написано «потрібен досвід» - напишіть листа: «Я маю досвід роботи з документами, навчаюся швидко, готовий(а) пройти випробувальний термін» - і багато компаній відповідають.

Чи можна працювати деловодом на вахті або нічну зміну?

Так, але це рідкість. Найчастіше деловод працює вдень, з 9 до 18, з перервою. Але є винятки:

• У великих логістичних компаніях, де документи приходять 24/7 - іноді потрібно приймати і зареєструвати нічні документи.
• У поліклініках, судах, державних установах - іноді є зміни, включаючи нічні.
• У компаніях, що працюють з іноземними клієнтами - коли потрібно відповідати на листи в інших часових поясах.

Такі вакансії рідкісні, але існують. Шукайте за запитом «деловод вахта» або «нічна зміна».

Чи потрібно вища освіта?

Ні. Вища освіта не є обов’язковою. Багато деловодів мають середню спеціальну освіту (коледж, технікум). Достатньо мати:

• Паспорт
• Ідентифікаційний код
• Диплом про закінчення школи або коледжу
• Досвід роботи з документами - навіть якщо це було в університеті

У більшості випадків компанія навчить вас своїм системам. Головне - бути відповідальним і не боятися вчитися.